Obligații birocratice inutile – oare poate COVID-19 grăbi digitalizarea din România?

Cu câteva zile înainte să se închidă mai totul mă pregăteam să scriu un articol pentru magazinele membre în Trusted.ro să se pregătească de o altă măsură birocratică excesivă – declararea beneficiarului real al unei firme la ONRC. Între timp a mai apărut un articol întrucâtva în aceeași direcție de de-birocratizare pe Contributors al lui Andrei Nicoară, cu care fac o conexiune la finalul articolului.

1. Problemele

A. Problema declarației beneficiarului real și legea actuală

Conform legii actuale 129/2019, art. 56, toți reprezentanții firmelor trebuie să depună anual la Registrul Comerțului o declarație privind beneficiarul real în termen de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale (de principiu sfârșitul lui mai 2020). Doar că declarația se poate da doar “în faţa reprezentantului oficiului registrului comerţului sau se poate depune în formă autentică, personal sau prin reprezentant.”

Practic asta înseamnă că reprezentanții a 181.000 de firme din București (date luate de pe Termene.ro, ca sa ma rezum doar la capitală)  trebuie să facă personal cozi la Registrul Comerțului (ONRC) sau la notari, pentru a da o declarație – pe care pun pariu că 99.99% dintre ei nu o înțeleg.

Ca să fiu și mai clar – statul român te obligă la o măsură administrativă birocratică anuală mult mai drastică decât înființarea normală a firmei sau obținerea codului de TVA. Pentru a evita spălarea banilor. Chiar dacă probabil firma ta nu o să câștige nici măcar 2 lei, tot ai obligația asta.

Această declarație e un exemplu bun pentru a vedea cum luăm o obligație dintr-o directivă europeană și o transformăm singuri într-o birocrație inutilă. Dar și să propunem câteva soluții rapide:

B. Declararea anuală a beneficiarului real este o inepție și directiva UE nu ne obligă să facem asta.

Articolul 30 din directiva UE 849/2015 nu prevede ca declarația să fie anuală. De fapt nici nu privește vreo declarație.

Ea privește doar obligația pentru entitățile corporative și alte entități juridice înregistrate pe teritoriul lor să obțină și să dețină informații adecvate, corecte și actualizate cu privire la beneficiarul lor real. Și obligația pentru state de a fi ”păstrate într-un registru central în fiecare stat membru, de exemplu un registru comercial, un registru al societăților (…)”.

Soluția legislativă simplă ar fi fost o obligației a firmelor să aibă un document intern, verificat de ele anual, și depus o singură dată (și apoi doar dacă se schimbă) cu privire la beneficiarul real. O copie a acestui document să fie depusă la ONRC.

C. Declararea personal la ONRC sau în forma autentică a beneficiarului real este o inepție și directiva UE nu ne obligă să facem asta.

Am explicat mai sus ce zice directiva UE în cauză, nici vorbă de declarație dată personal. De fapt, prin directivă este obligația statului de a deține acele informații, iar societățile comerciale ar trebui doar să le transmită cumva, nimic mai mult.

D. Nu se poate depune doar electronic la ONRC

Nu, toate firmele nu pot depune electronic documente la ONRC. Gândirea birocrețească a instituțiilor românești se traduce prin copierea unei fraze (inclusiv în decretul care instituie starea de urgență) care are consecințe tâmpite:

“prin mijloace electronice, în baza cererii de înregistrare a mențiunilor și a documentelor anexate la aceasta în formă electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.”

În primul rând, termenul de semnătură electronică extinsă nu mai există, legea 455/2001 fiind înlocuită de Regulamentul UE EIDAS din 2016.

În al doilea rând, acest termen este echivalent cu o semnătură electronică avansată (conform definiției din Regulamentul UE EIDAS art 3 pct 11), dar în practică ONRC acceptă doar semnătură electronică calificată. (să mai zicem și că, de fapt, semnătura electronică a persoanei juridice se numește sigiliu? Hai să nu complicăm…)

Mai mult, acest document în formă electronică, chiar semnat electronic în orice mod și cu orice semnătura electronică NU este în formă autentică, deci nu se îndeplinește cerința din legea română.  (varianta care ar merge este să faceți declarația la notar și apoi să semnați copia de la notar cu semnătura electronică calificată a unui reprezentant – noaptea minții…)

Să mai zicem că majoritatea firmelor NU au semnături electronice (nici avansate și nici calificate) și că este absurd să le ceri acum să îşi ia una??

2. Soluțiile

A. Soluția cea mai bună este modificarea legii 129/2019 (pare că oricum trebuie?) și renunțarea la tot ceea ce directiva nu mai impune și este birocratic – depunerea unei declarații, depunere anuală, depunere personală sau autentică. Poate chiar prin OUG.

B. Soluția mai rapidă și electronică necesită un pic de gândire outside the box atât juridică, cât și tehnică:

Din punct de vedere juridic ar trebui să ne întoarcem la ceea ce înseamnă înscris autentic dpdv al art. 269 Cod procedura civilă:

(1) Înscrisul autentic este înscrisul întocmit sau, după caz, primit și autentificat de o autoritate publică, de notarul public, sau (…)

(2) Este, de asemenea, autentic orice alt înscris emis de către o autoritate publică și căruia legea îi conferă acest caracter.

Deci, dacă aș avea un înscris primit și autentificat de o autoritate publică (nu neapărat ONRC!) am avea un înscris autentic, deci am îndeplini condițiile de formă cerute de legea 129/2019. Doar ca aceeași lege spune că trebuie depus la Oficiul Registrului Comerțului….

Din punct de vedere tehnic, ar trebui să ne uităm la zona unde există deja sisteme de autentificare electronică (a făcut Andrei Nicoară un inventar mai larg acum 2 zile) care sunt recunoscute pentru firme. Singurul care funcționează este celebrul SPV de la ANAF, unde fie că firma are un cont unde depune documente cu semnătură electronică calificată (de obicei firmele mari, iar semnătura e la departamentul contabil), fie firma are o împuternicire autentică către un contabil autorizat, care face același lucru în numele firmei.

Ceea ce trebuie doar creat în SPV este încă un câmp de depunere documente denumit Declarație Beneficiar Real, unde contabilul să poată să depună această declarație, semnată electronic în numele firmei. Ar trebui făcut un sistem – relativ simplu – de confirmare a primirii (eventual cu un hash pe document, pentru a dovedi integritatea) și punerea documentului într-o zonă separată unde ar avea acces cei de la ONRC să le ia și să le pună în registrul lor din sistemul lor informatic. (ANAF nu ar trebui să aibă acces la document, decât ca un serviciu de găzduire).

Și poate și mai simplu ar fi ca declarația să fie doar o anexă la depunerea declarațiilor fiscale.

Ceea ce propun se poate face – cu voința IT-iștilor, funcționarilor şi juriștilor de la ONRC, ANAF și ADR – în câteva zile. Dacă se vrea.

C. Soluția națională electronică (varianta rapidă) este tot în aceeași direcție:

Să folosim sistemele deja existente de identificare ale firmelor și ale cetățenilor în raport cu statul (identificate în mare de Andrei Nicoară în articolul mai sus amintit) în sistemele deja existente.  Andrei propune practic un Hub de Identitate, care – zice el – se poate face în 3 luni.

Eu cred că este soluția corectă, doar că se poate face în minim 1 an și doar dacă este o voință politică majoră (acum nu este, avem un guvern minoritar).

Soluția intermediară pentru 3 luni este să creăm posibilitatea firmelor și cetățenilor – cel puțin pentru actele importante de depus în această perioadă – să depună documente și declarații în format electronic (chiar scanate, nu neapărat cu semnătura electronică) în sistemele pe care le cunosc și unde instituțiile publice se înrolează.

Mai prozaic explicat:

• Obligi toate instituțiile publice relevante să își facă un cont în SPV și Ghișeul.ro pentru a primi documente.

• Cetățeanul și firma pot depune documentele necesare prin SPV sau Ghișeul.ro doar selectând instituția publică înrolată și trimițând documentul.

• Chestia asta se poate dezvolta în maxim o săptămână și poate funcționa ca o soluție provizorie, dar electronică pentru toată lumea.

În mod ideal – dar sunt convins că asta este doar gândire optimistă din partea mea – ăsta ar fi un moment bun prin care fiecare instituție publică să își regândească procesele de interacțiune cu publicul și în ce măsură este nevoie de identificarea perfectă a clientului:

• pentru unele cazuri e suficientă confirmarea email-ului (de ex. Pentru o cerere de furnizare de informații publice sau notificarea unei adunări publice);

• în alte cazuri poate fi necesară o identificare minimală (de ex. Dovada că a primit un document de la fisc sau altă instituție);

• în alte cazuri poate fi aplicată o soluție de tip One-Time-Password prin SMS;

• şi doar în cele mai complexe cazuri avem nevoie de o semnătură electronică avansată sau calificată, după caz.

Disclaimer:

De fapt, domeniul meu de competență nu este nicidecum legislația de spălare a banilor, m-am frustrat doar de obligația asta și am început să sap prin ea – dacă am ratat ceva esențial, nu ezitați să mă corectați. În mod normal ar trebui să avem și o discuție mai profundă cu privire la scopul final al Directivei, noțiunea de beneficiar real și termenul de entități cooperative. Și dacă cineva care face sub 10.000 de lei pe an ar trebui să fie subiectul unor astfel de obligații.