Atât în administrație cât și în zona de business un document reprezintă o imagine a unei situații sau a unei intenții dintr-un anumit moment. Valoarea sa imediată este de utilizare ca mijloc de probă însă, cu trecerea timpului, devine preponderent o mărturie cu valoare social-istorică. Astfel, pe măsură ce valoarea operațională scade, documentele sunt selectate și catalogate după criterii mai riguroase, potrivite pentru evidențierea celor mai relevate dintre ele.
Este responsabilitatea fiecărei entități să-și organizeze managementul documentelor în scopul desfășurării activității proprii însă, cum de aceste documente pot fi interesate și alte persoane, spre exemplu foștii angajați în nevoia de a-și documenta vechimea în muncă, și statul intervine atât pentru protejarea intereselor acestora cât și pentru țelul mai larg al prezervării memoriei naționale. Autoritatea publică cu această misiune este instituția Arhivele Naționale din România, cea care, aplicând legea 16/1996, stabilește și controlează termenele, procedurile și calitatea prelucrării acestor documente.
Anul 2020 ne-a adus în prim-plan documentele electronice și un număr de norme noi în privința utilizării acestora. Există astăzi în lucru, în proceduri paralele, un număr de norme în care este propusă o construcție de forma:
” Documentele semnate cu semnătură electronică calificată vor fi păstrate în conformitate cu cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică.”
Pare o idee bună, în definitiv nu face decât să informeze cu privire la existența unei legi dedicate arhivelor electronice … Nu-i așa ? Dar dacă ar fi formulată:
” Documentele semnate cu semnătură electronică calificată vor fi păstrate în format electronic.”
care ar fi diferența ? Asta voi încerca să explic în continuare.
În primul rând să dăm Cezarului ce este de dat – un document electronic semnat și marcat temporal poate fi păstrat numai în forma sa digitală. Cine l-ar tipări și l-ar îndosaria ar produce o diminuare semnificativă a valorii sale juridice, făcându-l chiar, în anumite situații, cvasi-inutil. Însă prima variantă de normă face mult mai mult decât să prevină acest lucru, obligă posesorul documentului să cumpere serviciile unui prestator extern de arhivă electronică și să stocheze la acesta o copie inutilă a documentului. Să explic pe rând.
Legea 135/2007 stabilește condițiile tehnice specifice pentru activitatea de arhivare electronică impunând auditarea și autorizarea centrului de date în care rulează această aplicație. Astăzi există (*1) 23 de arhive electronice în România dintre care 19 oferă serviciul către terți, niciuna nu este operată de către o instituție publică. Ideea că o entitate publică sau privată, nespecializată, își va crea propria arhivă electronică în condițiile L135 este o iluzie demonstrată pe deplin de ce 13 ani scurși de la apariția acestei legi, așadar rămân doar serviciile comerciale.
Art.8 al legii 135 stabilește un număr de metadate obligatorii pentru documentul electronic, altele decât cele folosite în managementul arhivistic clasic. Legea Arhivelor Naționale din 1996 menționează doar tangențial documentele și arhivele electronice iar o nouă variantă a ei este blocată, inexplicabil, în parlament. Astfel suntem în situația practică în care este sub semnul întrebării includerea arhivelor electronice și a documentelor din acestea în activitatea arhivistică generală, cu alte cuvinte nu există siguranța că un document digital astfel prelucrat satisface obligațiile legale generale aferente activității arhivistice. Din acest motiv majoritatea instituțiilor publice păstrează astăzi atât documentul digital, pentru consultarea rapidă a acestuia, cât și varianta sa tipărită pentru a respecta legea 16/1996.
Însă, după cum am arătat, a păstra un document în ambele stări, digital și tipărit, este imposibil pentru documentele care au fost create și semnate exclusiv într-un circuit digital. Soluția practică curentă este păstrarea documentului digital în sistemul de document management, care nu este o arhivă ci este destinat operațiunilor curente de business, până la momentul în care legislația arhivistică va include și documentele electronice, precum proiectul PL-x nr. 31/2019 (*2) menționat. Există așteptarea legitimă că bogăția de metadate din sistemul operațional va acoperi orice cerință din zona de arhivare putându-se astfel completa corect toate metadatele necesare la momentul arhivării.
Însă o normă de tipul ”vor fi păstrate în conformitate cu cerințele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică” induce o obligație de arhivare încă din momentul creării sau primirii documentului electronic. Astfel o copie a acestuia devine obligatoriu a fi arhivată extern fără ca această copie să facă parte din sistemul arhivistic, practic fără niciun beneficiu. Este o obligație nenaturală, în viața reală un document este stocat în cadrul departamentului atât timp cât este relevant, spre exemplu HR-ul păstrează dosarele angajaților curenți, urmând ca dosarul să fie trimis la arhivă după încetarea relațiilor de muncă. Nu în ultimul rând, a arhiva un document imediat ce este disponibil îl văduvește de contextul care l-a produs, de legăturile ulterioare cu acesta și îl face practic imposibil de regăsit în sistemul de evidență stabilit de L135, sistem ale cărui metadate sunt insuficiente pentru un management eficient
Astăzi repetăm greșelile trecutului, impunem soluții tehnice fără să înțelegem problema operațională. Istoric, fostul Minister al Comunicațiilor și Societății Informaționale a impus haotic, când a avut ocazia, folosirea doar a semnăturilor calificate pe care le-a echivalat cu semnătura olografă ignorând faptul că semnătura olografă era singura opțiune posibilă istoric în toate reglementările care implică asumarea unui document, autorii acestora ar fi putut selecta și alte grade de încredere dacă ar fi fost atunci disponibile. Acest lucru a dus la un set de tipuri de documente ce era expres necesar a fi semnate calificat și la evitarea semnăturii electronice pentru toate celelalte tipuri de documente, la un ecosistem de furnizori perceput ca fiind un cartel cu prețuri triple față de celelalte state UE, o situație rezolvată doar acum, prin OUG 38/2020 și prin accesibilizarea semnăturilor electronice cu ajutorul Cărții Electronice de Identitate. Este de neînțeles de ce Autoritatea pentru Digitalizarea României promovează, oriunde este parte în conceperea normelor, această obligativitate a arhivării electronice în loc să se preocupe să corecteze lipsurile legii din anul 2007.
Este uimitor cum repetăm greșeala făcută cu certificatele calificate instaurând obligații punctuale de arhivare electronică în loc să abordăm integrat, la nivelul managementului arhivistic. De această dată Uniunea Europeană nu ne va mai salva, arhivele sunt o problemă internă, națională, nu există regulamente europene în acest domeniu.
*1 listă operatori arhivă electronică : https://www.adr.gov.ro/wp-content/uploads/2020/08/REGISTRUL-ADMINISTRATORILOR-DE-ARHIVE-ELECTRONICE-2.pdf
*2 proiectul legii arhivelor : http://cdep.ro/pls/proiecte/upl_pck2015.proiect?cam=2&idp=17634
Aikido cu mintea si corpul coordonate. Invatati cum sa va relaxati si cum sa va pastrati calmul in conditii de stress. 
Trec peste faptul ca CNP-ul pierde constant in concurenta cu rudele sale imbatrinite BI CI. Acum, mai nou, se pare ca se fuge ca de dracu de CNP pe motive de GDPR (ridicol) in timp ce serie numar BI CI trec fara probleme de GDPR (zvonuri).
As vrea sa va împărtășesc un caz real recent care poate ca var interesa cumva pentru cazuistica dumneavoastră.
Background. În l989 am părăsit ilegal tara. Am primit cetățenia tarii în care m-am stabilit (Suedia) și am renunțat la cea română pentru totdeauna. Alegerea nu a fast gratuita, ci am plătit cu pierderea tuturor bunurilor adunate cu truda din salariu, inclusiv apartamentul confiscat cu o luna înainte de revoluție și pentru care nici acum n-am primit despăgubiri, în ciuda demersurilor intense și prelungite pe care le-am făcut.
În 2007, cînd Romania a intrat în UE, mi s-a oferit cel puțin posibilitatea legala sa primesc o pensie pentru u cei 10 ani lucrați cu contribuție de pensii în România. De aici devine interesant.
Încă din 2009 am luat legătura cu Casa de Pensii din Pitești, care, după ce funcționarul de la Pensii Străini, cu mari ezitări a priceput și acceptat că ,,Suedia e în UE” (se putea vedea pe pașaportul meu) mi-a primit toate dovezile necesare (Carte de munca, livret, diploma de studii), le-a scanat și stocat în registrele lor de date, împreună cu un CNP pe care mi la-au atribuit.
Cu acestea mi-am văzut de treaba așteptând sa-mi vina rîndul, adică acum în 2020. Prin intermediul Casei de pensii a Suediei (Pensionsmyndigheten) am făcut demersurile la Casa de pensii românesc pentru pensia ce mi se cuvenea din acea perioada. Am fost extrem de satisfăcut ca nu trebuie sa am contact direct cu autoritățile române, a căror atitudine e fata de cetățeni e sistematic dezagreabila.
A devenit interesant cînd am primit de curând pe adresa mea o atenționare de la 0 casa de pensii din Harghita ca trebuie sa merg la autoritățile suedeze cu o copie a cărții de munca, iar acestea sa semneze și stampileze fiecare pagina. În conversația e-mail cu ei, care a decurs cit se poate de OK din partea lor, am aflat și dezlegarea misterul ce în prima fază m-a șocat. Prima era că undeva s-a hotărât sa aparțin de ei , de Harghita, unde nu pusesem niciodată piciorul. Putin important. Socul a fost ca, prevalând-se de lege, mi-au argumentat că informațiile scanate de Casa de pensii (din Pitești) nu se considera ca acte doveditoare, rolul lor fiind limitat numai la cazul cînd mi-aș pierde eu originalele. Le-am spus și eu că acest principiu ar putea fi recursiv, și daca eu le trimit copiile solicitate și ei le vor scana, din nou mă voi bun de cerut alte copii.
La obiecția mea că în Suedia nu exista procedura de a stampila documente (daca am înțeles bine, obligația stampilării a fost înlăturată prin lege chiar și În România) am primit un răspuns amuzant dar În același timp dovada unei mentalități. Eu chiar nu sînt convins că legea româneasca prevede explicit stampilarea și semnarea copiilor, dar cu faptul că Casa Pensiilor nu-si accepta datele din propriile registre nu o sa pot sa mă împac niciodată.
,,Ba da, primim cu zecile copiile semnate și ștampilate de instituțiile de pensii din Suedia. Deja și ei încep să înțeleagă că în România aceasta este legea în vigoare.”
Da, în sfîrșit după decenii de deriva, Suedia a început sa înțeleagă.
Epilog. Funcționarii suedezi au fost drăguți și mi-au dat tot concursul că În cel mai simplu mod sa fac, tot prin intermediul lor, ceea ce mi-a cerut Casa de pensii româneasca.
În Suedia, la fel cum nu exista procedura cu stampilarea documentelor, se accepta copii pe care un alt cetățean își scrie numele și numărul de telefon. Nu exista cârti de munca și nici ghișee. Atunci cînd ajungi la versta pensionarii iți alegi momentul cînd sa apeși pe un link, sa indici cîteva opțiuni, si, fără niciun fel de documente doveditoare, sa aștepți liniștit decizia de pensie și banii. În acest caz, Suedia încă nu a înțeles care ar trebui sa fie legea În vigoare. Sper că nu va înțelege niciodată, deși, sub presiunea unor autorități din Europa de Est, cine știe ce concesii va face. că de aceea avem UE.
1. Cind ai depus actele in Suedia ar fi trebuit sa le spui de care zona din Ro apartii. Ar fi fost simplu sa le dai adresa din Pitesti a Casei de pensii.
2. Procedura cu semnatura e un fel de autentificare, dovada ca documentul nu e falsificat. Functionarii nemti nu prea accept aasta, trebuie sa te duci la notar.
3. Lumea colcaie de documente false, de fapt asta e problema de baza a documentelor electronice.
@Neamtu TIganu
Ei la naiba! Chiar ai citit ce am scris?
Am depus la Pitesti Pitesti Pitesti, nu Harghita. Mama mea e din Nagyvarad, unguroaica, dar nici asta nu se pune. Am depus din timp, din 2011, 2011, 2011. Eu am depus, ei (Casa de Pensii Pitesti, din nou Pitesti) au scanat. Atunci am crezut ca sint mintuit.
Cu ce am gresit? Nu sint propriile scanari ale Casei de Pensii (Pitesti) ele insele autentice?
Altceva?
Oricum nu m-am plins pentru mine. Am vrut sa arat nivelul de aberatie pe care l-a atins Statul România. Eu supravietuiesc, dar e pacat de cetatenii de acolo.
Te bulbucesti degeaba… si eu am trecut prin aceeasi chestie.. am incercat doar sa-ti dau niste indicatii, dar tu esti pornit pe lupta de clasa, repet:
1. Actele depuse in 2011 nu au nici o valoare in 2020, in Ge se primesc doar cu circa sase luni inainte de pensie.
2. Autoritatile suedeze, la fel ca cele germane, nu stiu unde trebuiesc depuse actele pt romani. La fel a patit si sotia, ale carui acte au fost trimise la Sibiu, ca asa stiau nemtii, dar la interventia noastra au fost retransmise la Bucuresti.
3. Eu am avut probleme si am intervenit la mult hulita EU, functionarii romani din Eu mi-au dat un raspuns in bataie de joc, la care am redirectionat la functionarii nemti din EU, si bingo, in doua saptamini s-a rezolvat.
Marea majoritate a fatucelor angajate la EU habar nu au despre ce e vorba, singura competenta a lor e sa transmita niste extrase din niste texte, care, in parte, nu au nici o legatura cu intrebarea pe care o pui.
https://ec.europa.eu/solvit/index_ro.htm
Excelent articol!
Câteva comentarii:
Entitatile emitente pot pastra documentele electronice in sistemele IT proprii, ca documente curente, asumându-și (daca poate) asigurarea atributele de integritate, autenticitate și nerepudiere. Legea nu interzice.
Utilitatea/nevoia pastrarii documentelor electronice in conformitate cu prevederile Legii 135/2007 apare atunci când emitentul nu (mai) poate pastra documentele electronice, de exemplu in urma desfiintarii. Asa se pastreaza caracterul autentic al documentului.
Problematica este, in mare parte, comuna cu pastrarea documentelor letrice. Si acestea sunt pastrate, un timp, la entitatea emitenta după care sunt arhivate și păstrate conform prevederilor Legii 16/1996. Deoarece depozitul de arhivare trebuie sa indeplineasca conditiile stabilte de Lege, multe entitati aleg sa foloseasca serviciile de acest gen oferite de agenti economici specializati.
@ Radu Stoian 21/10/2020 At 15:38
Legea nu interzice păstrarea în sistemele proprii, azi. Mâine, dacă exemplul de formulare dat de mine ajunge normă, pentru respectivul document va exista obligativitatea ca acesta să fie imediat (nu există un termen, imediatul este deci implicit) depus într-o arhivă electronică autorizată.
George Petrineanu 21/10/2020 At 15:28
Povestea dvs. ilustrează foarte bine mesajul meu, că nu trebuie să ne fixăm pe tehnologie și să uităm contextul.
Efortul de scanare a cărților de muncă a fost uriaș, dar și un eșec după cum a recunoscut public dna ministru Violeta Alexandru. Proiectul a fost abordat ca un proiect de digitalizare, nu unul de arhivare. Nu s-au aplicat procedurile specifice arhivelor clasice – rezultatul a fost o arhivă electronică digital integră dar a cărui conținut este not-reliable. Mai exact nu este sigur că au fost scanate toate paginile din cartea de muncă, unele scanări au metadate greșite, etc. Dacă s-ar fi aplicat experiența arhivistică (în definitiv avem 150 de ani de experiență și o facultate dedicată) s-ar fi ajuns la rezultate mai bune, de încredere, și poate nu vi-ar fi solicitat practic să trimiteți din nou documentele.
@Andrei Nicoara,
Perfect de acord si multumesc pentru precizare! Un aspect ar mai fi perplexitatea si frustrarea unui cetatean nevinovat cind e pus in fata unei situatii ca aceasta in care insasi autoritatea isi neaga validitatea.
Este foarte bine ce spuneti, ca ,,experiența arhivistică (în definitiv avem 150 de ani de experiență și o facultate dedicată)” da rezultate garantate. Asta e si parerea mea, ca e de preferat si mult mai sigura decit o falsa digitalizare.
Un sfat, printati toate documentele personale in mai multe exemplare si le puneti intr-un dosar la raft, sigur e sigur.
Concluzia este corecta – oamenii nu inteleg ca legea nr. 135/2007 privind arhivarea electronică nu este obligatorie pentru orice „arhivare electronica”. Ea doar stabileste un standard mai inalt pt arhivarea electronica, care poate fi o solutie pentru anumite tipuri de documente in anumite contexte (de timp, in special).
Doar ca si in contextul Regulamentului EIDAS, sistemul de arhivare electronica impus de legea 135/2007 poate fi vazut doar ca un sistem de arhivare calificata, nicidecum ca singurul sistem de arhivare electronica permis de legislatia romana. (care ar contrazice principiile EIDAS, si a directivei pt semnatura electronica de dinaintea ei).
Deci propunerea ta este mai mult decat binevenita.
Pensia publica trebuie acordata din bugetul national fara a fi necesar ca cetateanul sa plateasca contributii . Sursa , pentru cei care ar intreba , poate fi incasarile bugetare aferente comertului . Nivelul ei trebuie sa fie de subzistenta . Cam la nivelul la care este ISR astazi .
Pe de alta parte cetateanul care incepe activitatea profesionala trebuie educat in asa fel incit el sa constientizeze ca va veni o vreme in care nu va mai putea activa profesional si ca trebuie sa puna deoparte bani pentru aceasta . Nu in sistem public , pentru ca este un sistem de furt . Totul in sistem privat . Contributii achitate catre fonduri de investire prin contracte negociate . Cetateanul sa poata economisi ce sume vrea si la cite fonduri vrea . Prin urmare decide singur cind se ,, pensioneaza ,, . Nu va mai exista in acest fel nici manipularea ordinara a politicului cu privire la salariul minim , modul cretin de stabilire a pensiei , mariri de pensii , plata de pensii speciale din contributiile celor cu salariul minim …… Si multe alte tilharii care nu ar mai intra astfel in discutie .
Cam câte exemplare din eșantioanele populației (sa vorbim în termeni INS) crezi ca au auzit de DMS?!! :))) Cati dintre imbecilii care ne conduc, crezi ca știu sa lucreze cu Excel securizat?!! :) :) :) Cam cati dintre ei crezi ca sunt conștienți ce se-ntampla cu ei?!!