joi, octombrie 1, 2020

Obligații birocratice inutile – oare poate COVID-19 grăbi digitalizarea din România?

Cu câteva zile înainte să se închidă mai totul mă pregăteam să scriu un articol pentru magazinele membre în Trusted.ro să se pregătească de o altă măsură birocratică excesivă – declararea beneficiarului real al unei firme la ONRC. Între timp a mai apărut un articol întrucâtva în aceeași direcție de de-birocratizare pe Contributors al lui Andrei Nicoară, cu care fac o conexiune la finalul articolului.

  1. Problemele

A. Problema declarației beneficiarului real și legea actuală

Conform legii actuale 129/2019, art. 56, toți reprezentanții firmelor trebuie să depună anual la Registrul Comerțului o declarație privind beneficiarul real în termen de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale (de principiu sfârșitul lui mai 2020). Doar că declarația se poate da doar “în faţa reprezentantului oficiului registrului comerţului sau se poate depune în formă autentică, personal sau prin reprezentant.”

Practic asta înseamnă că reprezentanții a 181.000 de firme din București (date luate de pe Termene.ro, ca sa ma rezum doar la capitală)  trebuie să facă personal cozi la Registrul Comerțului (ONRC) sau la notari, pentru a da o declarație – pe care pun pariu că 99.99% dintre ei nu o înțeleg.

Ca să fiu și mai clar – statul român te obligă la o măsură administrativă birocratică anuală mult mai drastică decât înființarea normală a firmei sau obținerea codului de TVA. Pentru a evita spălarea banilor. Chiar dacă probabil firma ta nu o să câștige nici măcar 2 lei, tot ai obligația asta.

Această declarație e un exemplu bun pentru a vedea cum luăm o obligație dintr-o directivă europeană și o transformăm singuri într-o birocrație inutilă. Dar și să propunem câteva soluții rapide:

B. Declararea anuală a beneficiarului real este o inepție și directiva UE nu ne obligă să facem asta.

Articolul 30 din directiva UE 849/2015 nu prevede ca declarația să fie anuală. De fapt nici nu privește vreo declarație.

Ea privește doar obligația pentru entitățile corporative și alte entități juridice înregistrate pe teritoriul lor să obțină și să dețină informații adecvate, corecte și actualizate cu privire la beneficiarul lor real. Și obligația pentru state de a fi ”păstrate într-un registru central în fiecare stat membru, de exemplu un registru comercial, un registru al societăților (…)”.

Soluția legislativă simplă ar fi fost o obligației a firmelor să aibă un document intern, verificat de ele anual, și depus o singură dată (și apoi doar dacă se schimbă) cu privire la beneficiarul real. O copie a acestui document să fie depusă la ONRC.

C. Declararea personal la ONRC sau în forma autentică a beneficiarului real este o inepție și directiva UE nu ne obligă să facem asta.

Am explicat mai sus ce zice directiva UE în cauză, nici vorbă de declarație dată personal. De fapt, prin directivă este obligația statului de a deține acele informații, iar societățile comerciale ar trebui doar să le transmită cumva, nimic mai mult.

D. Nu se poate depune doar electronic la ONRC

Nu, toate firmele nu pot depune electronic documente la ONRC. Gândirea birocrețească a instituțiilor românești se traduce prin copierea unei fraze (inclusiv în decretul care instituie starea de urgență) care are consecințe tâmpite:

“prin mijloace electronice, în baza cererii de înregistrare a mențiunilor și a documentelor anexate la aceasta în formă electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.”

În primul rând, termenul de semnătură electronică extinsă nu mai există, legea 455/2001 fiind înlocuită de Regulamentul UE EIDAS din 2016.

În al doilea rând, acest termen este echivalent cu o semnătură electronică avansată (conform definiției din Regulamentul UE EIDAS art 3 pct 11), dar în practică ONRC acceptă doar semnătură electronică calificată. (să mai zicem și că, de fapt, semnătura electronică a persoanei juridice se numește sigiliu? Hai să nu complicăm…)

Mai mult, acest document în formă electronică, chiar semnat electronic în orice mod și cu orice semnătura electronică NU este în formă autentică, deci nu se îndeplinește cerința din legea română.  (varianta care ar merge este să faceți declarația la notar și apoi să semnați copia de la notar cu semnătura electronică calificată a unui reprezentant – noaptea minții…)

Să mai zicem că majoritatea firmelor NU au semnături electronice (nici avansate și nici calificate) și că este absurd să le ceri acum să îşi ia una??

2. Soluțiile

A. Soluția cea mai bună este modificarea legii 129/2019 (pare că oricum trebuie?) și renunțarea la tot ceea ce directiva nu mai impune și este birocratic – depunerea unei declarații, depunere anuală, depunere personală sau autentică. Poate chiar prin OUG.

B. Soluția mai rapidă și electronică necesită un pic de gândire outside the box atât juridică, cât și tehnică:

Din punct de vedere juridic ar trebui să ne întoarcem la ceea ce înseamnă înscris autentic dpdv al art. 269 Cod procedura civilă:

(1) Înscrisul autentic este înscrisul întocmit sau, după caz, primit și autentificat de o autoritate publică, de notarul public, sau (…)

(2) Este, de asemenea, autentic orice alt înscris emis de către o autoritate publică și căruia legea îi conferă acest caracter.

Deci, dacă aș avea un înscris primit și autentificat de o autoritate publică (nu neapărat ONRC!) am avea un înscris autentic, deci am îndeplini condițiile de formă cerute de legea 129/2019. Doar ca aceeași lege spune că trebuie depus la Oficiul Registrului Comerțului….

Din punct de vedere tehnic, ar trebui să ne uităm la zona unde există deja sisteme de autentificare electronică (a făcut Andrei Nicoară un inventar mai larg acum 2 zile) care sunt recunoscute pentru firme. Singurul care funcționează este celebrul SPV de la ANAF, unde fie că firma are un cont unde depune documente cu semnătură electronică calificată (de obicei firmele mari, iar semnătura e la departamentul contabil), fie firma are o împuternicire autentică către un contabil autorizat, care face același lucru în numele firmei.

Ceea ce trebuie doar creat în SPV este încă un câmp de depunere documente denumit Declarație Beneficiar Real, unde contabilul să poată să depună această declarație, semnată electronic în numele firmei. Ar trebui făcut un sistem – relativ simplu – de confirmare a primirii (eventual cu un hash pe document, pentru a dovedi integritatea) și punerea documentului într-o zonă separată unde ar avea acces cei de la ONRC să le ia și să le pună în registrul lor din sistemul lor informatic. (ANAF nu ar trebui să aibă acces la document, decât ca un serviciu de găzduire).

Și poate și mai simplu ar fi ca declarația să fie doar o anexă la depunerea declarațiilor fiscale.

Ceea ce propun se poate face – cu voința IT-iștilor, funcționarilor şi juriștilor de la ONRC, ANAF și ADR – în câteva zile. Dacă se vrea.

C. Soluția națională electronică (varianta rapidă) este tot în aceeași direcție:

Să folosim sistemele deja existente de identificare ale firmelor și ale cetățenilor în raport cu statul (identificate în mare de Andrei Nicoară în articolul mai sus amintit) în sistemele deja existente.  Andrei propune practic un Hub de Identitate, care – zice el – se poate face în 3 luni.

Eu cred că este soluția corectă, doar că se poate face în minim 1 an și doar dacă este o voință politică majoră (acum nu este, avem un guvern minoritar).

Soluția intermediară pentru 3 luni este să creăm posibilitatea firmelor și cetățenilor – cel puțin pentru actele importante de depus în această perioadă – să depună documente și declarații în format electronic (chiar scanate, nu neapărat cu semnătura electronică) în sistemele pe care le cunosc și unde instituțiile publice se înrolează.

Mai prozaic explicat:

  • Obligi toate instituțiile publice relevante să își facă un cont în SPV și Ghișeul.ro pentru a primi documente.

  • Cetățeanul și firma pot depune documentele necesare prin SPV sau Ghișeul.ro doar selectând instituția publică înrolată și trimițând documentul.

  • Chestia asta se poate dezvolta în maxim o săptămână și poate funcționa ca o soluție provizorie, dar electronică pentru toată lumea.

În mod ideal – dar sunt convins că asta este doar gândire optimistă din partea mea – ăsta ar fi un moment bun prin care fiecare instituție publică să își regândească procesele de interacțiune cu publicul și în ce măsură este nevoie de identificarea perfectă a clientului:

  • pentru unele cazuri e suficientă confirmarea email-ului (de ex. Pentru o cerere de furnizare de informații publice sau notificarea unei adunări publice);

  • în alte cazuri poate fi necesară o identificare minimală (de ex. Dovada că a primit un document de la fisc sau altă instituție);

  • în alte cazuri poate fi aplicată o soluție de tip One-Time-Password prin SMS;

  • şi doar în cele mai complexe cazuri avem nevoie de o semnătură electronică avansată sau calificată, după caz.

Oare Autoritatea pentru Digitalizarea României are nivelul dorit pentru a ieși în fața cu o chestiune rapidă și utilă de tipul ăsta?

Disclaimer:

De fapt, domeniul meu de competență nu este nicidecum legislația de spălare a banilor, m-am frustrat doar de obligația asta și am început să sap prin ea – dacă am ratat ceva esențial, nu ezitați să mă corectați. În mod normal ar trebui să avem și o discuție mai profundă cu privire la scopul final al Directivei, noțiunea de beneficiar real și termenul de entități cooperative. Și dacă cineva care face sub 10.000 de lei pe an ar trebui să fie subiectul unor astfel de obligații.

Distribuie acest articol

10 COMENTARII

  1. Niciodata!
    De-birocratizarea Romaniei este o utopie. Simplul fapt ca va ganditi la asa ceva va face o potentiala tinta a Mafiei birocratice a Romaniei. Aveti grija!

  2. Expunerea e f logica si la obiect… ramine doar un pct neclarificat, cine plateste? Un sistem digitalizat costa bani, multi bani.. in viitorul apropiat nu vor exista bani, nici pt hirtie igienica… asa ca.. nu e numai un programior care administreaza niste date, e nevoie de servere, de personal calificat, arhivare, securizare, de o anumita cultura de digitalizare.

    • simplu.. dam afara sute – mii de taietori de frunze, purtatori de liste de partid care lucreaza in institutii ale statului !

    • ai fost vreodata la casa nationala de pensii? mergi in excursie

      tot ce ai sa vezi acolo se poate reduce la cateva servere si 20-30 de oameni care sa intretina si sa-si faca si softul daca ar fi in privat

      si casa nationala de pensii are o gramada de filiale in tara

      concediati masiv, cladirile vandute, acei care au fost concediati la lucru … nu avem apa, canalizare, drumuri, trenuri, spitale, nu stim sa producem o masca, o manusa …

  3. Felicitari Bogdan. Ai reusit sa sublinieze punctele critice. Din punct de vedere IT mai exista si principiul EU numit „once-only”. Pentru majoritatea firmelor statul are informatiile cerute in legea 129/2019, dar prefera sa „chinuie” foarte multa lume. Statul ar trebui sa faca o analiza si sa ceara informatii punctuale acolo unde sunt suspiciuni rezonabile de riscuri de spalare de bani. Tehnic mai departe este relativ simplu si se poate face si mai repede – deja exista o practica (=drum batut) cu declaratia unica (D112) prin care de la angajatori se primesc prin sistemele registratura intrare IT din MF si se (re)distribuie la mai multe organizatii (Pensii, Somja, Sanatate, ANAF). Dpdv legal, se poate face rapid un HG care sa spuna ca MF trebuie sa-si imbunateasca mecanismul de autentificare (utilizat si in SPV) pentru compatibilitate cu regulamentul eIDAS, respectiv nivel de incredere minim „substantial”, si ca prin mecanismele de la MF (cu autentificare cu grad de incredere substantial) se pot transmite declaratii si alte documente catre organizatiile publice si ca aceste documente sunt similare celor semnate olograf conform eIDAS. Ar mai trebui adaugat in HG si ce spui tu referitor la hash care tehnic se traduce in trasabilitate pentru neschimbare, audit si GDPR (pentru neschimbare exista deja tehnologia blockchain; auditul trebuie sa fie extern in sensul non-guvernamental) .

  4. Așa este, acea declarație ceruta de ONRC nu are nicio legătură cu directiva europeană. Se pune întrebarea dacă prevederea din decretul cu starea de urgență are tăria de a modifica legea spălării banilor și conduita ONRC.

    În privința platformelor care au utilizatori și ar putea primi documente pentru terți în zona Autorității pentru Digitalizarea României aplicația potrivită este Punctul Unic de Contact Electronic care ar trebui setat să consume identitățile cetățenilor din ghiseul.ro Însă sunt doar câteva sute de instituții publice înrolate în PCUe iar procedura de înrolare nu este simplă și nici automată. Nici PCUe și nici ghișeul.ro nu au identități de persoane juridice azi, însă cu o modificare legislativa la nivel de HG ar putea achiziționa în ritm rapid prin metoda cardului bancar.

  5. Declararea beneficiarului real la ONRC e fix degeaba din inca un motiv care le bate pe toate: fix aceeasi declaratie trebuie depusa la banca, tot asa, anual. Orice firma e obligata sa aiba cont bancar, deci e obligata sa treaca prin acest proces cu banca. Mai mult, banca trece informatiile printr-un proces de verificare, pe cand ONRC nu face nicio verificare.
    Statul poate afla toate informatiile de la banci, sa nu-mi ziceti ca nu se poate gasi o formula legala pt asta.
    In plus faptul ca trebuie sa mergi la notar. Ce se rezolva daca notarul isi pune semnatura pe declaratie?
    E clar rea vointa sau interes, nici nu iau in calcul prostia.

  6. Doar o dată șansa!
    Așa se spunea!
    Avem acum această O DATĂ/ȘANSĂ când birocrația din România poate fi strivită!
    Ea trebuie adusă la normalul suportabil!
    Dacă o ratăm – va trebui să lăsăm urmașilor, urmașilor noștri această sarcină … pentru secolele viitoare!

  7. Eu am invatat un lucru, cand statul are nevoie de bani, dar are nevoie de bani permanent, inventeaza chestii din astea. Ele au fost mereu, sunt o constanta. Niste declaratii absurde, pe care le ei de la un ghiseu si le duci vis a vis, doar ca platesti ceva si stai la coada.

    Acum ar fi momentul de facut presiune.

Lasă un răspuns la Victor Renunțați la răspuns

Please enter your comment!
Please enter your name here

Autor

Bogdan Manolea
Bogdan Manolea
Bogdan Manolea este interesat de domenii ca dreptul tehnologiei informatiilor, drepturi civile digitale insa si de orice domeniu implicand dreptul, Internetul si atitudinea civica. Scrie din 2001 despre Drept&Internet la www.legi-internet.ro

Colectia Contributors.ro

Carte recomandata

Esential HotNews

E randul tau

Observ cu uimire că invocați, ca reper intelectual creștin, cartea lui Noica, „Rugaţi-vă pentru fratele Alexandru”. Și cumva indirect îi reproșați lui Gabriel Liiceanu un soi de trădare a acestui crez ( „am neplăcuta senzaţie că mă aflu ȋn faţa unui tată care şi-a abandonat, simbolic, copiii”). Mă tem că tocmai această carte a lui Noica este o trădare a suferinței victimelor de: Cristina Cioaba la Dincolo de Isus. Gabriel Liiceanu şi portretul României religioase

Carti recomandate de Contributors.ro

 

 

 

Top articole

De ce e Bucureştiul altfel

Capitala României e cea mai mică (spaţial) metropolă importantă din regiune: oraşul se termină imediat după blocuri. Limitarea extremă crează probleme importante...

Ce-i de înţeles când se votează în municipiu USR-Plus iar în sat un primar PSD mort. Lecţii pentru 6 decembrie

Dincolo de anecdotică, alegerile locale aveau de răspuns la două mari întrebări, decisive şi pentru parlamentarele din 6 decembrie. Prima: mai persistă...

What is next sau cum să citim rezultatul alegerilor locale prin ceața declarațiilor politicienilor?

Votul e adesea pasiune, rareori rațiune. Cel de ieri a fost un amestec destul de echilibrat de rațiune și pasiune.

Cum se face că PSD a crescut în București de la 17% (Europarlamentare) la 32% (locale), devenind primul partid?

Explicația trebuie căutată (nu exclusiv) în caracteristicile celor două tipuri de alegeri. La alegerile pentru Parlamentul European avem de-a...

Europenii nu sunt îngrijorați de încălzirea globală antropogenă. Realism climatic sau socialism climatic?

Cu câteva zile în urmă, IZA – Institute of Labor Economics din Bonn a publicat un studiu de 47 pagini, intitulat Sunt...

contributors.ro

Contributors.ro este intr-o permanenta cautare de autori care pot da valoare adaugata dezbaterii publice. Semnaturile noi sunt binevenite cata vreme respecta regulile de baza ale site-ului. Incurajam dezbaterea relaxata, bazata pe forta argumentelor.
Contact: editor[at]contributors.ro

MIHAI MACI – Cel de-al doilea volum din Colectia Contributors.ro

„Atunci când abdică de la menirea ei, școala nu e o simplă instituție inerțială, ci una deformatoare. Și nu deformează doar spatele copiilor, ci, în primul rând, sufletele lor. Elevul care învață că poate obține note mari cu referate de pe internet e adultul de mâine care va plagia fără remușcări, cel care-și copiază temele în pauză va alege întotdeauna scurtătura, iar cel care promovează cu intervenții va ști că la baza reușitei stă nu cunoașterea, ci cunoștințele. Luate indi­vidual, lucrurile acestea pot părea mărunte, însă cumulate, ele dau măsura deformării lumii în care trăim și aruncă o umbră grea asupra viitorului pe care ni-l dorim altfel.” – Mihai Maci Comanda cartea cu autograful autorului. Editie limitata.